পর্ব 6 — অ্যাপস স্ক্রিপ্ট ও এআই দিয়ে অটোমেটেড পিডিএফ রিপোর্ট তৈরি ও ইমেইল নোটিফিকেশন

স্বাগতম গুগল শিটস ও এআই অটোমেশন: এআই-চালিত স্মার্ট সেলস রিপোর্টিং সিস্টেম-এর ষষ্ঠ পর্বে! পর্ব 5-এ আমরা শিখেছিলাম কীভাবে ডাইনামিক চার্ট এবং এআই ট্র্যাকিং ব্যবহার করে একটি দৃষ্টিঝলক সেলস ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে হয়।

আজকের পর্বে আমরা আমাদের এই রিপোর্টিং সিস্টেমকে আরও এক ধাপ এগিয়ে নিয়ে যাব। আমরা গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্ট (Google Apps Script) এবং এআই-এর সমন্বয়ে এমন একটি স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা তৈরি করব, যা আপনার তৈরি করা ড্যাশবোর্ড থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সুন্দর পিডিএফ (PDF) রিপোর্ট তৈরি করবে এবং নির্ধারিত সময় পর পর আপনার ক্লায়েন্ট বা টিমের কাছে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠিয়ে দেবে। ফ্রিল্যান্সিং জগতে ক্লায়েন্টদের জন্য এই ধরনের অটোমেশন সেটআপ করে দেওয়া অত্যন্ত চাওয়া একটি দক্ষতা।

গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্ট ও এআই অটোমেশন কেন প্রয়োজন?

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট ম্যানুয়াল কাজের পুনরাবৃত্তি দূর করে গুগল শিটস থেকে সরাসরি পিডিএফ তৈরি এবং ইমেইল পাঠানোর কাজকে সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় করে তোলে।

প্রতি মাসের শেষে ম্যানুয়ালি ডেটা ডাউনলোড করা, সেটিকে পিডিএফে কনভার্ট করা এবং ক্লায়েন্টকে ফাইল অ্যাটাচ করে ইমেইল পাঠানো বেশ সময়সাপেক্ষ। গুগল শিটসের ব্যাকএন্ডে কাজ করা জাভাস্ক্রিপ্ট-ভিত্তিক টুল Google Apps Script এই পুরো প্রক্রিয়াটি এক ক্লিকেই সমাধান করতে পারে। আপনি যদি কঠিন কোড লিখতে নাও পারেন, তবে দুশ্চিন্তার কিছু নেই—আমরা বর্তমানে কাজ দ্রুত করার জন্য বিভিন্ন সেরা এআই টুলস ব্যবহার করতে পারি। আমরা ChatGPT-এর মতো এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করে অ্যাপস স্ক্রিপ্টের রেডিমেড কোড তৈরি করে নেব।

অ্যাপস স্ক্রিপ্টের জন্য এআই দিয়ে কোড জেনারেট করার নিয়ম

সঠিক প্রম্পট ব্যবহারের মাধ্যমে এআই টুলস অ্যাপস স্ক্রিপ্টের প্রয়োজনীয় কোড কয়েক সেকেন্ডে লিখে দিতে পারে, যার ফলে কোডিং না জেনেও উন্নত অটোমেশন করা সম্ভব।

অ্যাপস স্ক্রিপ্টের জন্য নিখুঁত কোড পেতে আপনাকে এআইকে খুব স্পষ্ট নির্দেশনা বা প্রম্পট দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, কীভাবে গুগল শিটের একটি নির্দিষ্ট ট্যাবকে পিডিএফে কনভার্ট করা যায়, তা এআইকে বুঝিয়ে বলতে হবে।

১. আপনার ব্রাউজারে একটি এআই টুল চালু করুন।

২. আপনার গুগল শিটের ট্যাবের নাম (যেমন: "Dashboard") এবং আপনার প্রয়োজনীয় ইমেইল টেমপ্লেট উল্লেখ করে প্রম্পট লিখুন।

৩. এআই-এর দেওয়া কোডটি কপি করে নিয়ে গুগল শিটসের স্ক্রিপ্ট এডিটরে পেস্ট করার প্রস্তুতি নিন।

নিচে একটি কার্যকর প্রম্পট টেমপ্লেট দেওয়া হলো:

আমি গুগল শিটসে একটি সেলস ড্যাশবোর্ড তৈরি করেছি যার নাম "Dashboard"। আমাকে একটি গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্ট (Google Apps Script) কোড লিখে দাও যা এই "Dashboard" ট্যাবটিকে একটি পিডিএফ ফাইলে রূপান্তর করবে এবং নির্দিষ্ট একটি ইমেইল ঠিকানায় সেই পিডিএফটি অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে পাঠিয়ে দেবে। কোডে যেন বিস্তারিত কমেন্ট থাকে যাতে আমি সহজে এডিট করতে পারি।

গুগল শিটস ড্যাশবোর্ডকে পিডিএফে (PDF) রূপান্তর করার ধাপ

গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্টের মাধ্যমে শিটের নির্দিষ্ট অংশ বা পুরো ড্যাশবোর্ডকে পিডিএফ ফাইল হিসেবে গুগল ড্রাইভে সেভ এবং প্রসেস করা যায়।

ড্যাশবোর্ডকে পিডিএফে কনভার্ট করার জন্য আমাদের গুগল শিটসের ভেতর স্ক্রিপ্ট এডিটরটি ব্যবহার করতে হবে। নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করে এটি সেটআপ করুন:

১. আপনার গুগল শিট ফাইলটি খুলুন।

২. ওপরের মেনু বার থেকে Extensions > Apps Script-এ ক্লিক করুন।

৩. একটি নতুন কোডিং উইন্ডো বা এডিটর ওপেন হবে। সেখানকার সমস্ত ডিফল্ট কোড মুছে দিন।

৪. আপনার স্ক্রিপ্ট ফাইলের একটি নাম দিন, যেমন: "PDF_Email_Automation"।

এখন আমরা এমন একটি ফাংশন লিখব যা ড্যাশবোর্ড ট্যাবের লেআউট সুন্দর রেখে পিডিএফে কনভার্ট করবে।

অটোমেটেড ইমেইল বডি তৈরির জন্য এআই সামারি প্রম্পটিং

সেলস ডেটার মূল তথ্য নিয়ে এআই এর সাহায্যে একটি প্রফেশনাল ও সংক্ষিপ্ত ইমেইল সামারি তৈরি করে ক্লায়েন্ট বা টিম ম্যানেজারকে পাঠানো যায়।

ইমেইলে কেবল একটি পিডিএফ ফাইল অ্যাটাচ করে পাঠালে তা অপেশাদার দেখায়। ইমেইলের বডিতে সেলসের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা সামারি থাকা প্রয়োজন। আমরা এআই-এর মাধ্যমে একটি চমৎকার ইমেইল বডি টেমপ্লেট তৈরি করে নেব যা প্রতি মাসে ডেটা অনুযায়ী পরিবর্তিত হবে।

এআই থেকে ইমেইল টেমপ্লেট পেতে নিচের মতো প্রম্পট ব্যবহার করতে পারেন:

একটি প্রফেশনাল সেলস রিপোর্ট ইমেইল টেমপ্লেট লিখে দাও যেখানে ক্লায়েন্টকে সম্ভাষণ জানানো হবে, বলা হবে যে তাদের মাসিক সেলস রিপোর্টের পিডিএফ ফাইলটি নিচে সংযুক্ত করা আছে এবং মূল হাইলাইটস দেখার জন্য অনুরোধ করা হবে।

এআই আপনাকে ঠিক এই ধরনের একটি সুন্দর আউটপুট দেবে:

প্রিয় ক্লায়েন্ট,

আশা করি ভালো আছেন। আমাদের সিস্টেম থেকে আপনার এই মাসের সেলস রিপোর্ট সফলভাবে জেনারেট করা হয়েছে। বিস্তারিত বিশ্লেষণ দেখতে সংযুক্ত পিডিএফ (PDF) ফাইলটি দেখুন। আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে আমাদের জানাতে পারেন।

ধন্যবাদ, [আপনার নাম/কোম্পানি]

অ্যাপস স্ক্রিপ্টে পুরো অটোমেশন কোড সেটআপ করা

ড্যাশবোর্ডকে পিডিএফে কনভার্ট করা এবং এআই দিয়ে তৈরি ইমেইল বডিসহ অটোমেটিক মেল পাঠানোর সম্পূর্ণ কোডটি গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্ট এডিটরে যুক্ত করতে হয়।

নিচে অ্যাপস স্ক্রিপ্টের একটি রেডিমেড কোড দেওয়া হলো, যা আপনি সরাসরি ব্যবহার করতে পারবেন:

```javascript

function sendDashboardPDF() {

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

var sheet = ss.getSheetByName("Dashboard"); // আপনার ড্যাশবোর্ড শিটের নাম

// পিডিএফ তৈরির সাময়িক ইউআরএল তৈরি

var url = ss.getUrl().replace(/edit$/, '') + 'export?';

var exportOptions = {

exportFormat: 'pdf',

format: 'pdf',

size: 'A4',

portrait: true,

fitw: true,

sheetnames: false,

printtitle: false,

pagenumbers: false,

gridlines: false,

fvar: false,

gid: sheet.getSheetId()

};

var urlParts = [];

for (var key in exportOptions) {

urlParts.push(key + '=' + exportOptions[key]);

}

var exportUrl = url + urlParts.join('&');

// পিডিএফ ফাইল ডেটা ফ্যাচ করা

var response = UrlFetchApp.fetch(exportUrl, {

headers: {

'Authorization': 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken()

}

});

var blob = response.getBlob().setName("Monthly_Sales_Report.pdf");

// ইমেইল পাঠাব যার কাছে

var emailRecipient = "client@example.com"; // এখানে প্রাপকের ইমেইল দিন

var subject = "মাসিক সেলস রিপোর্ট - এআই অটোমেশন";

var body = "প্রিয় ক্লায়েন্ট,\n\nআশা করি ভালো আছেন। সংযুক্ত ফাইলে এই মাসের সেলস রিপোর্ট পিডিএফ আকারে পাঠানো হলো।\n\nধন্যবাদ।";

// ইমেইল সেন্ড করা

GmailApp.sendEmail(emailRecipient, subject, body, {

attachments: [blob]

});

}

```

১. কোডটি অ্যাপস স্ক্রিপ্ট এডিটরে পেস্ট করুন।

২. `emailRecipient`-এর জায়গায় আপনার নিজের ইমেইল দিয়ে টেস্ট করুন।

৩. ওপরের Save আইকনে ক্লিক করুন এবং Run বাটনে চাপ দিয়ে প্রয়োজনীয় পারমিশন (Permission) দিন।

টাইম-ড্রাইভেন ট্রিগার (Time-Driven Trigger) সেটআপ করে অটোমেশন সক্রিয় করা

টাইম-ড্রাইভেন ট্রিগার সেটআপ করলে কোনো বাটন ক্লিক করা ছাড়াই প্রতি মাসের নির্দিষ্ট দিনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল রিপোর্ট চলে যাবে।

আপনাকে যেন কষ্ট করে প্রতি মাসে 'Run' বাটনে ক্লিক করতে না হয়, সে জন্য গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্টের ট্রিগার ফিচারটি অত্যন্ত উপযোগী।

১. অ্যাপস স্ক্রিপ্ট এডিটরের বাম পাশের মেনু থেকে Triggers (ঘড়ির আইকন) নির্বাচন করুন।

২. নিচে ডান কোণায় Add Trigger বাটনে ক্লিক করুন।

৩. Choose which function to run থেকে `sendDashboardPDF` সিলেক্ট করুন।

৪. Select event source থেকে Time-driven সিলেক্ট করুন।

৫. Select type of time based trigger থেকে Month timer বা Week timer পছন্দ অনুযায়ী নির্বাচন করে দিন।

৬. Save বাটনে ক্লিক করে সেভ করুন।

এখন থেকে আপনার নির্ধারণ করা সময় অনুযায়ী সিস্টেম নিজে থেকেই পিডিএফ তৈরি করে ইমেইল পাঠিয়ে দেবে!

পরের পর্বে যা আসছে

পরের পর্বে আমরা এই প্রজেক্টের একদম শেষ পর্যায়ে পৌঁছে যাব। সপ্তম এবং চূড়ান্ত পর্বে আমরা শিখব কীভাবে তৈরি করা পুরো সিস্টেমটির চূড়ান্ত টেস্টিং ও ট্রাবলশুটিং করতে হয়। এর পাশাপাশি, আপনি একজন ফ্রিল্যান্সার হিসেবে কীভাবে এই সম্পূর্ণ এআই-চালিত স্মার্ট সেলস রিপোর্টিং সিস্টেমটি আপনার ক্লায়েন্টের কাছে প্রফেশনাল উপায়ে হ্যান্ডওভার বা ডেলিভারি করবেন, তা নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে।